初回ミーティングは、両社初の顔合わせの場となり、プロジェクト関係者が一同に集まります。プロジェクトの目的と全体像を確認し、円滑な進行と協力体制構築を図る機会となります。

初回ミーティングは、プロジェクト開始後、両社初の顔合わせの場となります。

プロジェクト関係者が一同に集まり、双方のプロジェクトメンバーの自己紹介やプロジェクト概要の確認、プロジェクトを進める上での事務回りの確認等を行います。

初回ミーティングの目的

プロジェクトの目的、全体像の認識合わせはもちろんですが、自己紹介を通してお互いを知り、協力体制を整えることは、プロジェクトの成功に必要不可欠な要素だと考えています。

また、お客様にとってスムーズでストレスないプロジェクト運営を行うことができるよう、以下のようなことを確認する場としています。

目的と全体像の確認

プロジェクトを進める上で欠かせない目的や全体像についてすり合わせを行います。

関連課題やプロジェクトの過去の取り組み

お客様が抱える課題に関連する問題や、社内での過去の改善活動やプロジェクト運営についてお伺いしたいと考えています。
また、目指す姿の実現に向けた悩みや背景にある思いについてもお聞かせいただきたいと考えています。

事務回りの確認

日々のコミュニケーション方法、アウトプットの作成・管理方法、定例ミーティングの形式など、プロジェクト運営に関する事務的な事項を確認します。
コミュニケーションについては、使用ツールの確認や、口頭とテキストどちらを好まれるかといった点もすり合わせを行います。

直近のスケジュールイメージ

プロジェクト全体の流れや主な活動、アウトプットのイメージについて認識を共有します。

両社タスクの確認

プロジェクトをスムーズに開始するために、直近のタスク、優先度、期日について確認します。
お客様に資料作成等の手を動かしていただくタスクを依頼することはありませんが、プロジェクト計画の作成で必要となる既存資料やデータの共有、担当者へのインタビュー日程調整をお願いする場合があります。

初回ミーティングの事前準備

ミーティングの実施に際して、お客様に事前にご準備いただくことはありません。

当社にてあらかじめミーティング資料を用意し、当日は資料にもとづいてご確認いただくことを基本としています。

また、当社の特徴として、口頭のみでの情報伝達は行わず、必ず資料に記載すること（テキスト化）を重要視しています。
口頭のみでの情報伝達は、誤解が生じやすかったり、情報が不足したりする可能性があります。資料に記載することで情報の正確性を確保し、後から過去の情報を再確認できる環境を整えています。

初めのアクションが、この後のステップを大きく左右します。
形式だけのミーティングではなく、次に向けて着実に前進するための有意義なお時間となるよう、丁寧な準備を心がけています。