仕事効率を改善する10のポイント

仕事の全体像と目的を確認する

仕事効率の改善は、全体像と目的が明確である場合に最も効果を発揮します。まずは仕事をする目標を明確にして、仕事のフレームワークやビジョン・ミッションの確認に時間をかけましょう。仕事の核心に迫ることができると、実行する目的や全体像が見えてきます。仕事の目的と全体像が明確になれば、仕事において何が重要で、何が優先されるべきかが自ずと見えてくるでしょう。

改善したい仕事を明確にする

仕事を進めるうえで改善すべきポイントを明確にするためには、自分の業務フローを詳細に把握することが必要です。具体的にどの作業で時間がかかっているのか、どのプロセスが効率的でないのかを洗い出し、そのうえで改善策を考えましょう。改善点が明確になると、仕事を効率化するヒントが見つかる場面も少なくありません。まずは既存の仕事を一通り見直して、どの仕事を改善すべきか考えましょう。

仕事に集中できる環境を作る

集中力を高める環境設定は、効率改善に不可欠です。同じ仕事でも短時間で終わる人、長時間かかる人のパターンに分かれるのは、周囲の環境による部分が大部分を占めています。作業空間の整理整頓、ノイズの排除、必要なツールや資料の整理など、仕事に集中できる環境づくりが非常に重要です。環境が整えばストレスも減少し、仕事に集中しやすくなるでしょう。

インプットする時間を設ける

情報を効率よくインプットする時間を設けることで、仕事の質自体を改善することができます。関連する書籍を読んだり、セミナーに参加したり、専門家の意見を聞いたりしながら、多角的に学びを深めましょう。これまでのやり方を変えるためには、新しい知識が必要になる場面も少なくありません。あらかじめインプットの時間を設けることで、日頃から現状改善の視点を持てるようになるでしょう。

仕事を可視化・言語化する

タスクやプロジェクトの進捗を可視化することで、仕事全体の進行状況が明確になります。また、作業の手順やルールを言語化することで、新しいメンバーが加わった際の教育コストも削減されます。プロセスの可視化は、どのような仕事領域においても重要な施策です。働く際のモチベーションアップにもつながるので、仕事を可視化・言語化する習慣を身につけましょう。

仕事を減らす

効率を考える上で、全ての仕事が必要であるわけではありません。不要な業務やタスクを削減または外部にアウトソースすることで、主要な業務に集中できるようになります。一人ひとりが使える時間には限界があり、限られた時間の中で与えられた仕事をこなしていかなければなりません。余計な仕事の量を減らすことで、重要な仕事に多くの時間を使えるようになるでしょう。

仕事の担当者を変える

仕事の担当者を見直すことで、それぞれの強みやスキルを最大限に活かすことが可能です。人によって「得意な仕事」「苦手な仕事」が存在し、遂行するのに必要な時間も異なります。人材の配置を最適化することで、業務の効率が大幅に向上するケースも多いです。社員一人ひとりの能力を分析して、適切な人材配置に取り組みましょう。

仕事の優先順位を決める

重要なタスクに優先的に取り組むことで、時間を有効に使い仕事効率を向上させることができます。優先順位を明確にする方法としては、アイゼンハワーのマトリックスなどが有名です。アイゼンハワーのマトリックスとは、仕事を以下の4つのグループに分けて優先順位を考える手法です。

• 重要かつ緊急：最優先でやる
• 重要かつ緊急ではない：予定に組み込む
• 重要ではないかつ緊急：他人に任せる
• 重要ではないかつ緊急ではない：削除する

上記4分類のうち、重要かつ緊急な仕事に優先的に時間をかけると、状況が改善しやすくなるでしょう。

仕事のマニュアルを作る

業務手順をマニュアル化することで、誰でも同じレベルの作業が可能になります。作業者によって仕事の質にムラがあると、成果が安定しないため改善が必要です。また、マニュアルがあれば新人教育もスムーズに行え、効率化につながります。定期的にマニュアルを見直して、会社の状況に合わせてブラッシュアップし続けることも大切です。

業務改善ツールを導入する

業務改善ツールを導入することで、作業の自動化や効率化が実現します。例えば、プロジェクト管理ツールやコミュニケーションツールの導入は、多くの企業で効果を上げています。業務改善ツールの導入により、仕事の属人化を防げるのも注目すべきポイントです。特定の社員に頼らず仕事を進められると、業績も安定するでしょう。

仕事改善の進め方

業務の現状把握

仕事改善を進めるためには、まずは現状の業務を正確に把握することが大切です。業務の流れをマッピングしたり、問題点を明確にしたりすることで、どの部分が改善されるべきか明らかになります。現状を理解せずに改善施策を進めても、無駄打ちになるリスクがあるため注意しなければなりません。

課題、改善点を洗い出す

現状把握ができたら、次に課題や改善点を洗い出します。これには、従業員からのフィードバックを活用する、顧客からの要望をリストアップする、など多くの方法があります。なるべく多くの人々の意見を取り入れることで、自社の課題・改善点の中でも特に重要な項目に気づけるでしょう。

改善スケジュールを立てる

課題と改善点が明確になったら、具体的な改善スケジュールを立てます。どのタスクをいつまでに完了させるのか、どの作業が他の作業と依存関係にあるのかを明確にすることで、プロジェクト全体の進捗管理がしやすくなります。仕事の改善スケジュールを立てる際は、イレギュラーが起きたケースも想定して、余裕をもって考えることが大切です。

改善策の実施

スケジュールが出来上がったら、次は改善策の具体的な実施に移ります。この段階で重要なのは、全員が改善の方向性とスケジュールに同意しているか確認することです。各担当者が予定通りにタスクを完了できるようサポートすることが求められます。

仕事の改善具合を確認

改善策の実施後、その効果をしっかりと評価します。これにはKPI（Key Performance Indicator）などの定量的な指標が役立ちます。改善効果が確認できたら、次の改善サイクルに入る前にその結果を全員で共有することも重要です。

仕事効率を改善するメリット

時間的・金銭的なコスト削減

効率が上がれば当然、時間的なコストも金銭的なコストも削減されます。従業員1人あたりの負担が減り、企業側も空いたリソースを別の領域に使うことができます。これは企業にとっても従業員にとっても大きなメリットといえるでしょう。

従業員の生産性向上

仕事効率の改善は、従業員の生産性向上に直結します。高い生産性は、さらなる業績向上だけでなく、従業員一人ひとりのモチベーションも高めるでしょう。中長期的な成長も期待できるので、従業員一人ひとりの生産性に注目するのも大事な視点の1つです。

労働環境の改善

効率的な作業環境は、従業員のストレスを軽減してモチベーションを高めます。仕事に対するモチベーションが高い従業員は高い成果を残す傾向にあり、良い循環を生むでしょう。この良いサイクルが生まれることで、労働環境全体が改善される可能性があります。

まとめ

仕事効率を改善するには多くの方法がありますが、その核心は全体像と目的の明確化、そして具体的な改善ステップの設定にあります。それにより時間やコストを節約し、従業員一人ひとりの生産性を高めることで、より良い労働環境を作れるでしょう。