効率化とは

効率化とは、業務やプロセスを改善し、より効果的で効率的な方法を探し取り組むことを指します。生産性や品質の向上、コスト削減、時間短縮などのメリットを得ること等が主な目的です。

多くの企業にとって、効率化は一つの重要なテーマとなっており、効率化を進めることによって、ビジネスにおける競争優位を維持することができ、結果的に、生産性を高めることでの売上の向上や、コスト削減による利益の拡大につながると考えられます。

本記事では、効率化することのメリット・効率化させるための4つのステップについて紹介します。

効率化が求められる背景

なぜ効率化が現代社会で求められるようになったのかについては、様々な課題・問題点があるためです。特に効率化して解決する必要がある課題・問題点は以下の4つが挙げられます。

1.激しい競争環境

2.人材不足

3.コスト削減の要求

4.顧客の多様性

1.激しい競争社会

現代のビジネスにおいては、激しい競争環境が存在しています。競合他社との差別化や優位性を持つことが、企業の存続や成長に欠かせません。そのため、業務プロセスの改善や自動化によって、コスト削減や生産性の向上を図り、競争優位性を獲得することが求められています。

2.人材不足

労働力不足が懸念される中、業務プロセスの改善や自動化によって、少ない人数でもより多くの作業をこなすことができるようになります。また、業務の自動化によって、人手不足による業務の停滞や生産性の低下を防ぐことができます。

3.コスト削減の要求

企業は、コスト削減が求められています。業務プロセスの改善や自動化、システムやツールの導入などによって、コストを削減することができます。また、効率的に業務をこなすことで、生産性を向上させることができ、同時にコスト削減にもつながります。

4.顧客の多様性

顧客の多様化が進んでいる現代においては、顧客のニーズや要望に合わせたカスタマイズが求められます。業務プロセスの改善や自動化によって、顧客とのコミュニケーションや商品のカスタマイズがスムーズに行えるようになります。

効率化させることのメリット

効率化をさせることは、企業だけではなく、従業員にとってもメリットがあります。メリットとしては、以下の点が挙げられます。

労働生産性の向上

業務効率化に成功すれば、労働生産性向上に繋がります。業務効率を上げれば上げるほど時間あたりの生産量が増加するため、一定の時間でこれまで以上のアウトプットを作ることが可能となります。

アウトプットが増えることによって、「利益率の向上」「リソースの有効活用」に繋がります。

労働生産性が高まることによって、事業における利益構造である「売上ーコスト」の両方へ影響を与えることができるでしょう。

コア業務へ集中させる

効率化を高めることによって、少ない人員で同じだけのアウトプットが得られるようになれば、余った人員をより重要な業務に回すことができます。それによりさらなる事業展開を得ることにも繋がります。

労働人口の減少による、人員不足は社会問題となっているため、効率化をさせることで、人員の最適化を行い、企業にとってコア業務へと人員を回すことが可能となってきます。

労働環境が向上し、人材確保への影響

効率化を図ることによって、労働環境が向上し、人材確保にも良い影響を与えます。労働環境が劣悪であった場合、退職者が生まれ、さらに労働環境が悪化する恐れがあります。

一方で、効率化をさせることができれば、リソースにも余裕が生まれ、余った人員を労働環境の改善に回すことができるようになります。労働環境がよくなることで、人員の流出を防ぎ、また、対外的にアピールすることにも繋がり新しい人材の確保にも繋がります。

効率化させるための４つのステップ

これまで効率化の定義や、背景について記載してきましたが、では具体的にどのように効率化をさせるのかについて、これからご説明をさせていただきます。効率化をさせるためには、「現状分析・課題・問題点の洗い出し」「改善策の企画」「改善策の実行」「効果検証」のPDCAサイクルを回すことが重要です。

1.現状分析・課題・問題点の洗い出し

現状の業務を全て可視化し、課題・問題点が何かを特定します。

課題・問題点が何かを特定するためには、以下の方法が有効です。

従業員へのアンケート調査

業務を実施している従業員は、日頃から問題や課題を抱えている可能性があります。

従業員にアンケートに回答をしてもらい、問題や課題を集めることは非常に有効な手段の一つです。

業務プロセスの観察

業務プロセスの観察とは、実際に業務プロセスを見て、問題点や改善点を見つけ出す方法です。

業務プロセスを実際に見ることで、業務プロセスの流れや作業内容、時間の使い方などを把握することができます。

データの集計

業務プロセスに関するデータを収集することで、業務プロセスの問題点や改善点を見つけ出すことができます。

例えば、業務の完了までの時間を特定することができるため、従業員ごとの生産性の可視化が可能となります。

生産性が高い従業員と、生産性が低い従業員を特定することができれば、差分を分析し、課題・問題点の特定に繋げられます。

2.改善策の企画

課題・問題点を特定することができれば、改善するためのアクションプランを検討します。アクションプランの具体例としては、業務フローの見直し、部署間連携の見直し、システムの活用等があります。課題・問題点に合わせて最適なアクションプランを検討しましょう。

3.改善策の実行

改善するためのアクションプランが決まったら、実行へ移ります。

4.効果検証

改善策の実行をした後に、実際に効率化することができたのかの検証を行います。検証ポイントは、事前に決めておきます。以前の業務と比較を行い検証をします。検証する際のポイントとしては、以下の例が挙げられます。

・作業手順の短縮

・業務時間の削減

・KGI・KPIヘの影響

まとめ

効率化を成功させることによって、多くのメリットを享受することができます。一方で、効率化を実現させることは簡単ではなく、改善策が定着しPDCAのサイクルを回していくことが重要となります。ときには、効率化を図った結果、非効率化を生み出す結果となってしまいますので、注意が必要です。