会議の議事録とは

議事録とは、会議中に議論された内容や合意された事項を記録し、後日の参照や情報共有を目的としたドキュメントです。会議に参加したすべてのメンバーが同じ情報を持ち、欠席者へも内容を正確に伝えるために必要不可欠なツールです。

また、組織の透明性を高め、意思決定を明確化する役割も果たします。議事録は、会議後のフォローアップや次回の会議準備に役立ち、プロジェクトの進捗をスムーズに管理するための基盤として機能します。正確で詳細な議事録を維持することが、効率的な業務遂行と円滑なコミュニケーションの鍵となります。

議事録の目的とは

議事録の目的は、会議中に議論された内容や決定事項を正確に記録し、共有することで、参加者にとっては記憶の整理、欠席者に対しては情報の提供を可能にすることです。また、議事録は後日のフォローアップや次回会議の準備に役立ち、組織内のコミュニケーションを円滑化、決定プロセスの透明性を確保するための重要なツールです。さらに、議事録は必要に応じて法的証拠としても機能し、組織の意思決定の履歴を体系的に管理する役割を果たします。

主な目的は以下の通りです。

1.記録の保持

会議中に行われた議論や合意事項を正確に記録し、後で参照できるようにします。

2.情報の共有

出席者だけでなく、欠席した関係者にも会議の内容や決定事項を知らせることができます。

3.フォローアップの基礎

次回の会議でのフォローアップやアクションアイテムの実行状況を確認するための基礎資料となります。

4.透明性の確保

議論の内容や決定プロセスを明確にすることで、組織内の透明性を高める役割も果たします。

5.法的証拠

企業や組織によっては、重要な決定事項が法的な証拠として利用されることもあります。

議事録に含まれる具体的な要素としては、会議の概要（日時、場所、参加者）、議題、各議題ごとの議論内容、決定事項、次回のアクションプランなどがあります。議事録は通常、会議の終了後速やかに作成され、関係者に配布されます。

議事録を作る準備

議事録を作るための準備は、会議中に効率よく要点を記録し、後で正確な議事録を作成するための重要なステップです。以下に、議事録を作るための準備について説明します。

1.アジェンダの取得と確認

会議のアジェンダ（議題やタイムスケジュール）を事前に入手し、どの議題が取り上げられるのかを確認します。これにより、どのトピックに注目する必要があるかをあらかじめ把握できます。

2.会議に関する基本情報の確認

会議の日時、場所、参加者（予定されている出席者と欠席者）を確認しておきます。これにより、会議前に必要な準備を整え、必要に応じて関係者に連絡を取ることができます。

3.関連資料の準備

議題に関連する事前配布資料や以前の議事録、報告書などを準備し、目を通しておきます。事前に情報を把握しておくことで、会議中に議論をスムーズに理解しやすくなります。

4.テンプレートの用意

組織で使用している議事録のテンプレートやフォーマットを用意しておきます。これにより、会議中の記録がスムーズに進み、後で書式を整える手間が省けます。

5.メモの準備

ノートパソコンやメモ帳、録音機器など、記録を取るためのツールを準備します。会議の性質に応じて最適なツールを選びますが、記録中に注意を妨げない方法を選ぶことが重要です。

6.役割の確認

議事録作成者としての役割を明確にしておきます。必要に応じて他の参加者と役割分担を確認し、どの部分を重点的に記録するかを定めます。

これらの準備を行うことで、会議中の記録がスムーズになり、正確で詳細な議事録を作成するための基盤が整います。準備を入念に行うことで、会議の質も向上し、後日の情報管理がしやすくなります。

議事録の作り方

議事録の作成は、会議内容を組織的に記録し、関係者への情報共有を円滑に行うための重要なプロセスです。以下に、議事録の作り方をステップごとに解説します。

1.事前準備

アジェンダの確認: 会議前に議題を把握し、どのポイントに重点を置くかイメージしておくとメモが取りやすくなります。

資料の準備: 配布資料や関連ドキュメントを事前に確認し、メモに活用できるように準備します。

2.会議中のメモ取り

基本情報の記録: 会議の日時、場所、参加者（欠席者も含む）をまず記録します。

議題別に記録: 各議題ごとに要点を押さえ、議論の主なポイントを簡潔にメモすることに集中します。

重要事項の明確化: 決定事項やアクションアイテム、担当者、期限などをしっかり記録します。これらは議事録の核となります。

中立的な視点: 発言内容を中立的に記録し、個人の意見を交えないようにします。

3.議事録の構成

見やすいフォーマット: 議題ごとに段落を整理し、箇条書きなどを活用して読みやすい形にします。

簡潔かつ明瞭: 余分な情報や曖昧な表現を避け、誰が読んでも理解できるよう明快に記述します。

4.会議後の確認と編集

内容の見直し: メモをもとに議事録を作成し、内容を確認して誤りがないかチェックします。

関係者への配布: 議事録はできるだけ早く関係者に配布し、内容を共有します。このとき、正確性を保つために出席者の確認を得ることも有効です。

5.利用と保管

フォローアップ: 決定されたアクションアイテムの進捗確認に活用します。

記録としての保存: 議事録を体系的に保存し、後日の参照や組織の記録管理に役立てます。

議事録の作り方としては、単に記録するだけでなく、組織内のコミュニケーションを支える重要な役割を果たします。明確で実用的な議事録を維持することで、業務効率の向上と意思決定の支援につながります。

伝わりやすい議事録の作り方

伝わりやすい議事録を作成することは、情報の共有と意思決定のフォローアップに不可欠です。以下に、伝わりやすい議事録を作成するためのポイントを解説します。

1.明確な構成の確立

会議の日時、場所、出席者などの基本情報を最初に記載し、ガイダンスを提供します。

次にアジェンダに沿って議事録を構成し、各議題ごとに議論内容を整理して記載します。

3.簡潔でわかりやすい言葉の選択

長文でなく、短く簡潔な文を使って要点をまとめます。重要事項をハイライトするために箇条書きを活用することが効果的です。

3.中立的かつ客観的な記述

感情的な表現を避け、事実を淡々と記述します。発言を引用する際は、主観を排除し、正確な内容を伝えます。

4.キー情報の強調

決定事項、アクションアイテム、期限などは強調して記載します。これにより、読者が重要な情報を一目で把握できます。

5.フォーマットの統一と視覚的な整理

一貫したフォント、スタイル、見出しを使い、視覚的に整った議事録を作成します。表やグラフを使用する場合も、見やすさを重視します。

6.出席者の確認

必要に応じて出席者に議事録の草稿を確認してもらい、重要な誤りや曖昧な点がないかチェックします。

7.迅速な共有とフォローアップ

会議後できるだけ早く議事録を作成・配布し、出席者全員に情報が行き渡るようにします。また、アクションアイテムの進捗を追跡し、次回の会議での確認事項として準備します。

これらのステップを踏むことで、議事録は誰でも理解しやすく、実用的なドキュメントになります。伝わりやすい議事録は組織のコミュニケーションを円滑にし、効率的なフォローアップを可能にします。

まとめ

本記事では、議事録の作り方や伝わりやすい議事録を作るためのポイントを解説していきました。

会議の議事録は、会議で議論された内容や決定事項を一元的に記録し、後で参照するための重要なツールです。

その目的は、情報共有、意思決定の透明性維持、そしてフォローアップの基礎を提供することにあります。適切な議事録を作成するには、会議の基本情報、議題ごとの議論内容、決定事項、次のステップなどを明確に記述することが求められます。効率的な書き方として、事前準備をしっかり行い、要点を押さえ、明確かつ簡潔な表現を心がけることが不可欠です。

これにより、組織内外のステークホルダーと有効にコミュニケーションをとり、プロジェクトや業務の進捗をスムーズに管理するための基盤が整います。