生成AI

生成AIのヘルプデスク業務の活用とは?そのメリットや活用時の留意点について解説!

2024.06.26

現代のビジネス環境では、迅速かつ効果的な顧客サポートが求められています。しかし、多くの企業はリソース不足やコスト増大といった課題に直面しています。従来のヘルプデスク業務は、人員に大きく依存しており、問い合わせ数の増加や対応スピードの遅れが顧客満足度に悪影響を及ぼすことが少なくありません。こうした課題を解決する手段として、生成AIの活用が注目されています。

本コラムでは、生成AIをヘルプデスクに活用する際の具体的なメリットや注意点、そしてMyGPTのような先進的なツールの導入事例について詳しく説明します。これにより、企業担当者が生成AIの導入を検討する際の参考となる情報を提供します。

生成AIとは

生成AI(生成人工知能)は、自然言語処理(NLP)技術を駆使し、人間の言葉を理解し、生成することができるAI技術です。これにより、人間との自然な会話が可能となり、さまざまな業務での自動化や効率化が期待されています。生成AIは、機械学習とディープラーニングを基盤とし、大量のデータからパターンを学習して高度な応答を生成します。

生成AIをヘルプデスク業務に活用するメリット

生成AIをヘルプデスク業務に活用することで、企業はさまざまなメリットを享受することができます。以下に、その具体的なメリットを詳しく説明します。

効率化とコスト削減

生成AIは24時間365日対応が可能であり、問い合わせの自動処理を実現します。これにより、人件費の削減とともに、対応速度の向上が期待できます。特に、よくある質問や簡単な問い合わせに対しては、自動応答が迅速に行えるため、顧客の待ち時間が短縮されます。例えば、商品の在庫確認や配送状況の問い合わせなど、定型的な質問には即座に回答できます。これにより、オペレーターの負担が軽減され、より複雑な問題に集中できるようになります。結果として、全体の業務効率が向上し、コスト削減にもつながります。

顧客満足度の向上

生成AIは、迅速かつ正確な対応を提供することで、顧客満足度を向上させます。AIは常に最新の情報にアクセスできるため、正確な回答を提供することができます。また、顧客の過去の問い合わせ履歴や購入履歴を基にパーソナライズされたサポートを提供することができるため、顧客は自分だけの特別なサービスを受けていると感じることができます。これにより、顧客との信頼関係が強化され、リピーターの増加やロイヤルティの向上が期待できます。

データ活用

生成AIは、インシデントデータを蓄積し、分析する能力があります。これにより、問い合わせのトレンドを把握し、予防策を講じることができます。例えば、特定の商品に関する問い合わせが急増している場合、その商品の問題点を早期に発見し、対策を講じることが可能です。また、問い合わせ内容の分析から顧客のニーズを把握し、商品やサービスの改善に役立てることができます。さらに、生成AIは過去のデータを基に問い合わせの予測を行うことができるため、事前に対応策を準備することができます。

スケーラビリティ

生成AIは、問い合わせの量に応じて柔軟に対応可能です。繁忙期やキャンペーン時には、問い合わせが急増することがありますが、生成AIはそのような状況にも対応できます。AIの処理能力はほぼ無制限であるため、一時的な問い合わせの増加にもスムーズに対応することができます。これにより、顧客対応の質を保ちながら、業務を拡大することができます。また、新たなサービスや商品の追加にも迅速に対応できるため、ビジネスの成長をサポートします。

人材育成とスキルの向上

生成AIの導入により、オペレーターはルーティンワークから解放され、より高度なスキルが要求される業務に集中することができます。これにより、オペレーターのスキル向上やキャリアアップが促進されます。また、生成AIと連携することで、オペレーターはAIの助けを借りながら、より効果的な顧客対応を行うことができるようになります。結果として、従業員のモチベーション向上や人材育成の効果が期待できます。

グローバル対応

生成AIは多言語対応が可能であり、グローバルな顧客にも対応できます。これにより、異なる言語を話す顧客からの問い合わせにも迅速に対応できるため、国際的なビジネス展開をサポートします。例えば、日本語、英語、スペイン語、中国語など、さまざまな言語に対応することで、顧客基盤を拡大することができます。さらに、各言語における文化や慣習を考慮した応答が可能なため、異文化間のコミュニケーションもスムーズに行うことができます。

以上のように、生成AIをヘルプデスク業務に活用することで、効率化、コスト削減、顧客満足度の向上、データ活用、スケーラビリティ、人材育成、グローバル対応といった多くのメリットが得られます。これらのメリットを最大限に活用することで、企業は競争力を高め、持続的な成長を実現することができます。

生成AIのヘルプデスク業務への活用事例

生成AIはさまざまな業界でヘルプデスク業務の改善に役立っています。以下に、具体的な活用事例をいくつか紹介します。

事例1:Eコマース企業

ある大手Eコマース企業では、顧客からの問い合わせが膨大で、特にキャンペーンやセール時には対応が追いつかないことが課題となっていました。この企業は生成AIを導入することで、顧客対応の大幅な効率化を実現しました。生成AIはよくある質問に対して自動で応答し、商品在庫や配送状況の確認といった簡単な問い合わせに迅速に対応しました。これにより、応答時間が平均30秒以下に短縮され、顧客満足度が大幅に向上しました。また、生成AIがルーティン対応を引き受けることで、オペレーターはより複雑な問題に集中できるようになり、全体の業務効率が改善されました。

事例2:ITサービスプロバイダー

ITサービスプロバイダーでは、技術サポートへの問い合わせが多く、対応に時間がかかることが課題でした。生成AIを活用することで、技術的な質問やトラブルシューティングを自動化し、迅速な対応を実現しました。例えば、ソフトウェアのインストール方法や設定に関する質問に対して、生成AIが適切な解決策を提案しました。これにより、オペレーターの負担が軽減され、より高度なサポートにリソースを割くことができるようになりました。結果として、顧客満足度が向上し、サポートチームの生産性も大幅に改善されました。

事例3:金融機関

金融機関では、顧客からの問い合わせに迅速かつ正確に対応することが求められます。生成AIを導入したある金融機関では、口座情報の確認や取引履歴の照会といった基本的な問い合わせをAIが自動処理しました。これにより、顧客は迅速に必要な情報を得ることができ、オペレーターは複雑な金融商品に関する相談やトラブルシューティングに集中できるようになりました。また、生成AIは24時間対応可能なため、営業時間外の問い合わせにも即座に対応できるようになり、顧客満足度が大幅に向上しました。

事例4:ヘルスケア業界

ヘルスケア業界では、患者からの問い合わせ対応が重要です。生成AIを導入したある病院では、予約の変更や診療科の案内といった基本的な問い合わせをAIが自動で処理しました。これにより、電話応対の待ち時間が短縮され、患者の満足度が向上しました。また、生成AIは患者の履歴を基に適切なアドバイスを提供できるため、個別のニーズに対応したパーソナライズされたサービスが実現しました。これにより、医療スタッフの負担が軽減され、より多くの患者に質の高いケアを提供することが可能になりました。

事例5:旅行業界

旅行業界では、顧客からの問い合わせが多岐にわたるため、迅速な対応が求められます。生成AIを導入したある旅行会社では、予約確認、旅行プランの提案、緊急時の対応など、さまざまな問い合わせをAIが自動で処理しました。これにより、顧客は迅速に必要な情報を得ることができ、旅行計画をスムーズに進めることができました。また、生成AIは複数の言語に対応しているため、国際的な顧客にも対応でき、顧客満足度の向上に寄与しました。

これらの事例からわかるように、生成AIはさまざまな業界でヘルプデスク業務の効率化と顧客満足度の向上に貢献しています。企業は生成AIを活用することで、業務の自動化、リソースの最適化、そして顧客対応の質の向上を実現することができます。生成AIの導入は、企業の競争力を高め、持続的な成長を支援する有力な手段となります。

生成AIをヘルプデスク業務に活用する際の留意点

生成AIをヘルプデスク業務に導入する際には、いくつかの重要な留意点があります。これらのポイントを理解し、適切に対応することで、生成AIの効果を最大限に引き出すことができます。

データセキュリティとプライバシー

生成AIを導入する際には、顧客データの保護とプライバシーの確保が最も重要な課題となります。顧客情報は機密性が高いため、適切なデータセキュリティ対策を講じる必要があります。例えば、データの暗号化やアクセス制限を実施し、不正アクセスから顧客データを守ることが求められます。また、各国のデータ保護法(例えば、GDPRやCCPA)に準拠し、プライバシーポリシーを明確にすることも重要です。これにより、顧客の信頼を維持し、法的なリスクを回避することができます。

品質管理

生成AIの回答精度は常に100%ではありません。誤回答が発生するリスクを最小限に抑えるためには、定期的な品質管理とトレーニングが不可欠です。まず、生成AIの初期トレーニング時には、適切なデータセットを使用して学習させることが重要です。その後も定期的に生成AIのパフォーマンスを評価し、改善点を見つけるためのフィードバックループを構築します。さらに、誤回答が発生した場合の対応策として、人間のオペレーターがすぐに介入できる仕組みを整備することが重要です。

人間との連携

生成AIがすべての問い合わせに対応できるわけではありません。複雑な問題や特別な対応が必要な場合は、人間のオペレーターとの連携が不可欠です。生成AIと人間オペレーターが協力して最適なサポートを提供するための体制を構築することが求められます。例えば、生成AIが対応しきれない問い合わせを自動的に人間オペレーターにエスカレーションする仕組みを導入することが考えられます。また、人間オペレーターが生成AIの提案を参考にして対応を行うことで、より迅速かつ的確なサポートを提供することができます。

継続的な学習と改善

生成AIは導入時の状態で完璧ではありません。運用開始後も継続的な学習と改善が必要です。生成AIのパフォーマンスを向上させるためには、定期的なモデルのアップデートとフィードバックを活用することが重要です。例えば、顧客からのフィードバックやオペレーターからの評価を基に、生成AIの回答を修正し、精度を向上させることができます。また、新たな問い合わせパターンに対応するために、定期的にデータセットを更新し、生成AIの学習を継続することが求められます。

顧客体験のバランス

生成AIを導入することで、顧客対応の効率化が図れますが、顧客体験を損なわないように注意が必要です。生成AIによる自動対応は迅速で便利ですが、人間らしい温かみや共感が求められる場合には、人間オペレーターの対応が不可欠です。顧客のニーズに応じて、生成AIと人間オペレーターを使い分けることが重要です。例えば、クレーム対応や感情的なサポートが必要な場合には、人間オペレーターが対応することで、顧客満足度を維持することができます。

内部コミュニケーションと教育

生成AIの導入には、社内の理解と協力が不可欠です。従業員に対して生成AIの機能や導入の目的を十分に説明し、理解を深めることが重要です。また、生成AIの操作方法や利用に関するトレーニングを実施し、従業員がスムーズに生成AIを活用できるようにサポートすることが求められます。さらに、生成AIの導入によって変わる業務プロセスについても、従業員に周知し、新しい業務フローに対応できるように準備を整えることが重要です。

以上のように、生成AIをヘルプデスク業務に活用する際には、データセキュリティや品質管理、人間との連携、継続的な学習と改善、顧客体験のバランス、内部コミュニケーションと教育といった点に留意することが求められます。これらのポイントを適切に対応することで、生成AIの導入効果を最大限に引き出し、顧客満足度の向上と業務効率化を実現することができます。

まとめ

本記事では、生成AI画像の具体的な活用シーンとその留意点を解説していきました。生成AIの導入は、ヘルプデスク業務の効率化と顧客満足度の向上に大きく貢献します。生成AIを活用することで、問い合わせ対応のスピードアップやオペレーターの負担軽減、データ分析によるトレンド予測、さらには24時間対応といった多くのメリットを享受することができます。

しかし、生成AIの導入にはいくつかの留意点があります。データセキュリティとプライバシーの確保、品質管理、人間オペレーターとの連携、継続的な学習と改善といったポイントを適切に管理することで、生成AIの効果を最大限に引き出すことができます。

今後も生成AIの技術は進化し続け、さらに多くの業務での活用が期待されます。企業は生成AIを戦略的に導入し、その可能性を最大限に活用することで、競争力を高め、顧客満足度を向上させることができるでしょう。

最後に、クロス・オペレーショングループは、ChatGPTを誰でも簡単・確実・安全に活用できる業務特化型ChatGPT「OpsAI」の提供と導入支援を行っております。

生成AIのビジネス活用を検討しているが何をやったら良いかわからない、実施する時間や人員が足りないなどでお困りの方は、ぜひご相談ください。

この記事を書いた人

Operation事業部

佐久間 純也

2023年6月入社。老舗の卸売業者にて経理をはじめとしたバックオフィス全般、営業事務等の業務改善を経験した後、地域の会計事務所にて、経営財務コンサルタントとして従事。財務会計分野だけでなく、お客様の課題解決に広く携わりたいと思い、クロス・オペレーショングループに入社。お客様に寄り添ったヒアリング、課題整理が得意。娘の影響で最近TVゲーム熱が再燃している。

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